Зачем мы планируем работы с клиентом на 3 месяца вперед

Как мы планируем задачи

Мы с клиентом ставим годовые цели маркетинга, а потом декомпозируем их на 4 квартала или флайта. Например:

Задачи на флайты прописываем верхнеуровнево, потому что невозможно спланировать все мелкие работы. А более подробно декомпозируем задачи в недельных спринтах.

Получается так:

Более мелкое дробление задач — на спринты, остается внутри агентства.

Почему именно трехмесячные флайты. Годовые цели удобно делить календарно — на квартальные. Делить на 12 месяцев — не очень удачно, потому что некоторые задачи требуют больше времени, чем месяц. Например, создание лендинга или запуск нового продукта. К тому же, всегда что-то может пойти не по плану: активность конкурентов, внеплановые задачи от клиента, неудачные гипотезы. На горизонте трех месяцев проще быть гибкими и менять план для достижения клиентских KPI.

Для чего нам трехмесячные флайты

У такого подхода несколько плюсов.

Помогает засинхрониться с командой

Планирование помогает команде работать в упорядоченном режиме. Все понимают, что нужно делать и какой результат ожидается к концу спринта и флайта. Мы регулярно обсуждаем прогресс и вносим коррективы в работу, можем быстро реагировать на изменения и синхронизировать свои усилия.

Быстро погружает новых сотрудников в задачи

Мы работаем с клиентами по несколько лет. За это время у нас в агентстве и в команде клиента может произойти много перестановок. Планирование помогает новым сотрудникам быстрее погрузиться в проект и понять, где точка А, где — точка Б, и где мы находимся сейчас.

Дает клиенту спокойствие и предсказуемость

Когда агентство работает по наитию, спонтанно, внезапно приходит к клиенту с предложениями «о, а давайте вот это затестим, это точно выстрелит» — выглядит тревожно. Кажется, что агентство работает в режиме суетолога: «давайте устроим какую-нибудь движуху, надо же бюджет расходовать куда-то».

Собственнику приходится все контролировать, во все вникать, тратить на маркетинг то время, которое могло уйти на стратегические задачи. А когда все задачи оговорены и распланированы, клиенту спокойнее.😌

Мы отправляем заказчикам отчет о проделанной работе раз в месяц, а когда подходит конец флайта, дублируем в отчете список задач на следующий флайт. Ставим в копию письма не только представителя заказчика, с которым общаемся, но и генерального директора или собственника. Так все ЛПРы будут знать, что мы будем делать следующие 3 месяца и видеть, что эти задачи привязаны к годовым целям.

Кстати, это хороший тест для выбора маркетингового агентства. Спросите, как в нем планируют работу и насколько у них осознанный подход.

Мы не тушим пожары, а системно движемся к цели

Мы в Толстов груп делаем комплексный маркетинг — изучаем рынок и работаем со всеми каналами, которые помогут продвижению бизнеса: управляем каналами лидогенерации, работаем с репутацией, проводим съемки роликов для сайта и соцсетей, настраиваем контекстную рекламу — куда же без нее.

У некоторых клиентов, увидевших, что мы можем всё, появляется соблазн — приносить нам все идеи и просить их реализовать. Например, снять ролик с конкретным блогером или сделать креативный баннер. Иногда таких идей приходит по 3-4 в неделю — от одного клиента. Какие-то из них стоящие, а какие-то нет.

Первые годы агентства мы бросали дела ради внезапных идей заказчиков. Приходилось или работать сверхурочно или отказываться от части запланированных задач. Но отказываться — не эффективно: когда утверждаем годовые цели, а потом декомпозируем их на флайты, мы четко понимаем, какие действия приведут к результату. Если внезапно возьмем в работу другие задачи, скорее всего, просто не добежим до нужных показателей.

Маркетинг — это математика, а не творчество: конкретные действия дают измеримый результат. Мы не просто так составляем маркетинговую стратегию: в ней просчитано, что, когда и как сделать, чтобы выполнить цель бизнеса. Заказчику может показаться, что его идея принесет орду новых клиентов, но сначала нужно проверить потенциал, а это займет много времени. Тогда как в плане уже есть задачи, которые гарантированно приведут клиентов.

Со временем мы придумали, как поступать с внезапными предложениями и идеями клиентов. У нас смета, допустим, на 200 рабочих часов в месяц. 80% этого времени мы расписываем, а остальное оставляем — и используем на внеплановые задачи. Если это время кончилось, алгоритм такой:

Такой подход позволяет агентству работать планомерно и ритмично, а не в режиме тушения пожаров.

А еще — дисциплинирует клиента, остужает его в плане креативных идей и образовывает. Например, к нам пришли с идеей выпустить рилс на 10 секунд. Мы подсчитали, что на это уйдет 20 часов: написать сценарий, найти подрядчиков, составить им ТЗ, принять результат, выложить.

Клиент, конечно, не ожидал, что 10-секундный ролик так тщательно готовится и отнимает столько ресурсов. Но после этого стал иначе оценивать идеи — не категориями озарений, а категориями эффективности.